El creciente auge del teletrabajo está obligando a las organizaciones a cambiar  su forma de gestión y utilización de los espacios de trabajo.

Hoy las organizaciones ya no disponen entornos de trabajo donde la mayoría de los puesto de trabajo están permanentemente asignados. Ahora, la mayoría de espacios y puestos de trabajo son compartidos.

En los últimos meses, la mayoría de las organizaciones han aprovechado la coyuntura actual para adaptar sus oficinas y así, proporcionar espacios de trabajo capaces de encarar desafíos como acondicionar los  espacios para dar “cabida” a personal de hasta cinco generaciones o posibilitar el trabajo en ciclos rápidos basados en las metodologías Agile y Design Thinking que precisan de entornos de trabajo que favorezcan la iteración, la movilidad y la flexibilidad.

En este artículo se explica, brevemente, como los espacios de trabajo pueden ser configurados y sectorizados en función de las necesidades de todos y cada uno de los equipo de trabajo que conforman la comunidad de usuarios de los edificios de oficinas.

¿QUÉ SON LOS VECINDARIOS?

Los vecindarios (neighborhood en terminología anglosajona) son esencialmente entornos de trabajo acotados, diseñados y configurados para posibilitar múltiples actividades a un conjunto específico de personas (normalmente, personal con funciones similares o equipos multifuncionales que trabajan juntos con frecuencia). Por lo tanto, los vecindarios actúan como la base de operaciones de los empleados designados, lo que fomenta el sentido de pertenencia y comunidad. En definitiva, cada vecindario (sector) está diseñado y configurado para satisfacer las necesidades de la comunidad a la que sirve pero, al mismo tiempo, consolida los objetivos de la organización.

Dado que el concepto de vecindario evolucionó a partir de entornos ABW (Activity-Based Working), a la hora de su diseño y configuración existen prácticas comunes. Esto es, cada vecindario se conforma mediante la combinación de espacios de trabajo específicos, según las necesidades del conjunto de empleados a los que da servicio. Así, por ejemplo, si el vecindario sirve a equipos de marketing, será necesario que el vecindario esté dotado de áreas de trabajo de distinto tamaño y diseñadas para facilitar el desarrollo de trabajos en colaboración. En cambio, si el vecindario está destinado al personal de ingeniería y operaciones, se necesitarán espacios de concentración donde cada individuo pueda desarrollar trabajos en solitario.

En definitiva, los vecindarios se conforman, considerando los principios básicos de diseño: densidad, geometría y partición. Por lo tanto, suelen configurarse mediante la disposición de:

• puestos de trabajo individuales con mayor o menor grado de privacidad (acústica, visual, informativa y territorial);
• phone booths o shuttle rooms para mantener conversaciones o videoconferencia;
• estancias multiuso configurables como aulas o salas de proyectos o reunión; o
• espacios sociales y de colaboración donde desarrollar, por ejemplo, reuniones espontáneas de pequeños grupos de trabajo.

ESTRATEGIA DE IMPLANTACIÓN

La implantación de entornos de trabajo dinámicos organizados por sectores, no sólo requiere un cambio de la fisonomía del entorno de trabajo, sobre todo, es un cambio cultural, organizativo y tecnológico. Es por ello que antes de proceder a su implantación, es necesario analizar y determinar las necesidades del personal para todos y cada uno de los vecindarios a implementar.

Una vez determinada la composición de cada vecindario, es necesario determinar su dotación (es recomendable buscar la versatilidad mediante, por ejemplo, la provisión de mobiliario multiuso de fácil reconfiguración) y establecer su organización. Así, por ejemplo, no es buena idea “parear” un vecindario integrado por personal de marketing con otro vecindario con personal de ventas, ya que las presumibles sesiones de brainstorming del equipo de marketing podrían interferir con las llamadas a clientes del equipo de ventas.

Identificación de los Espacios

Para impulsar la cohesión de los equipos de trabajo, es habitual configurar los vecindarios, teniendo en cuenta las necesidades y sugerencias del personal asignado, en especial, respecto a los diferentes elementos de diseño, como la señalética, mobiliario y equipamiento. Igualmente, no hay que olvidar que, probablemente, cada vecindario requiera un espacio de taquillas propio.

Por otro lado, si bien los vecindarios,  a priori, son zonas de uso exclusivo para  el personal asignado, hay que evitar el aislamiento. Por ello, es conveniente diseñar entornos de trabajo donde los vecindarios se dispongan alrededor de espacios comunes, como, por ejemplo, una gran sala de conferencias o un espacio de encuentro informal.

Finalmente, para que la implantación tenga éxito, es necesario implementar un eficaz programa de gestión del cambio y establecer un procedimiento de monitorización para el análisis constante de los resultados obtenidos.

TECNOLOGÍA

Sin la tecnología adecuada, no es posible planificar y administrar con éxito los vecindarios.

En primer lugar, es necesario apoyarse en una plataforma de gestión que ayude realmente a diseñar y planificar los vecindarios acorde a la capacidad objetivo y las normativas vigentes. Por otro lado,  también es necesario, que el personal pueda, fácilmente, encontrar y reservar sus espacios de trabajo.

Nuestra solución Smart Workplace, posibilita el diseño y análisis de distintos escenarios de distribución de espacios antes de su implementación. Esto es, componer y evaluar rápidamente cada propuesta de planificación de espacios, pudiendo, al mismo tiempo, comprobar si se cumplen las normas de distanciamiento interpersonal.

Igualmente, incluye aplicaciones específicas para que el personal pueda realizar de manera sencilla y rápida  la reserva de espacios compartidos (salas de reunión, shuttle rooms, aulas, etc.) y puestos de trabajo (Hoteling) desde su dispositivo personal (smartphone, tablet, PC, etc.).

Roberto Rojas Gallego

General Manager

ARCHIBUS SOLUTION CENTER SPAIN, S.A.