En las oficinas de todo el mundo, las organizaciones han adoptado políticas de trabajo híbrido, pero los modelos híbridos de trabajo traen aparejados algunos desafíos como, por ejemplo, la preservación de la cultura corporativa o la continuidad del trabajo en equipo.

Por ello, algunas organizaciones han empezado a ofrecer espacios de trabajo especialmente planificados y diseñados para, por ejemplo, promover relaciones de apoyo entre empleados o facilitar la necesaria iteración presencial, cuando se trabaja acorde a las metodologías Agile o  Design Thinking.

En este breve artículo se explica cómo crear entornos de trabajo donde los equipos de proyectos, departamentales, funcionales, etc., disponen de espacios de trabajo confortables, seguros y adecuados para realizar tanto  tareas individuales como colectivas.

¿QUÉ SON LOS BARRIOS EN OFICINAS?

Los barrios o vecindarios en oficinas (office neighborhood en terminología anglosajona) son, esencialmente, entornos de trabajo acotados, diseñados y configurados según las necesidades de la comunidad a la que sirve, pero, al mismo tiempo, se conforman acorde a los objetivos de la organización.

Los barrios en oficinas brindan al personal laboral una base de operaciones que, además de proporcionar en todo momento el espacio de trabajo que requieren, posibilita una comunicación fluida, fomenta la cooperación y el sentido de pertenencia.

¿QUÉ TIPOS DE ESPACIOS DE TRABAJO CONFORMAN LOS BARRIOS EN OFICINAS?

Dado que el concepto de barrio evolucionó a partir de entornos ABW (Activity-Based Working), a la hora de su diseño y configuración existen prácticas comunes. Esto es, cada barrio se conforma mediante la combinación de espacios de trabajo específicos, según las necesidades del conjunto de empleados a los que da servicio.

Así, por ejemplo, el equipo de marketing se deberá alojar en un barrio que esté dotado de espacios de trabajo colaborativos de distinto tamaño y diseñadas para facilitar, por ejemplo, sesiones de brainstorming o el diseño gráfico. En cambio, el barrio destinado al área de ingeniería,  necesitará espacios de trabajo donde puedan realizarse tanto tareas que requieren concentración como espacios de trabajo que favorezcan la resolución conjunta de problemas.

En definitiva, los barrios se conforman considerando los principios básicos de diseño: densidad, geometría y compartición e incluyen por lo general:

• puestos de trabajo individuales con mayor o menor grado de privacidad (acústica, visual, informativa y/o territorial);
• phone booths o shuttle rooms para mantener conversaciones o videoconferencia;
• salas multiuso configurables como aulas, salas de proyectos o reunión; y
• espacios sociales y de colaboración donde desarrollar, por ejemplo, reuniones espontáneas de pequeños grupos de trabajo.

ESTRATEGIA DE IMPLANTACIÓN

La sectorización de entornos de trabajo dinámicos, no sólo requiere un cambio de la fisonomía del entorno de trabajo, sobre todo, precisa un cambio cultural, organizativo y tecnológico. Es por ello que antes de proceder al diseño de cada barrio, es necesario analizar y determinar las necesidades de alojamiento del personal asignado.

Una vez determinada los requerimientos funcionales del personal  que va ser asignado al barrio, es necesario determinar su configuración y dotación (es recomendable buscar la versatilidad mediante, por ejemplo, la disposición de espacios multifuncionales provistos de mobiliario multiuso de fácil reconfiguración), así como, establecer su disposición (por ejemplo, no es buena idea “parear” un vecindario integrado por personal de marketing con otro vecindario con personal de ventas, ya que las presumibles sesiones de brainstorming del equipo de marketing podrían interferir con las llamadas a clientes del equipo de ventas).

IDENTIDAD

Para impulsar la cohesión de los equipos de trabajo, es habitual configurar los barrios, teniendo en cuenta también las sugerencias del personal asignado, en especial, respecto a los diferentes elementos de diseño, como la señalética, mobiliario y equipamiento. Igualmente, no hay que olvidar que, probablemente, cada barrio requiera una zona de taquillas propia.

Por otro lado, si bien los barrios, a priori, son áreas de uso exclusivo para  el personal asignado, hay que evitar el aislamiento. Por ello, es conveniente diseñar entornos de trabajo donde los barrios se dispongan alrededor de espacios comunes, como, por ejemplo, espacios de encuentro informal.

Finalmente, para que la implantación tenga éxito, es necesario implementar un eficaz programa de gestión del cambio y establecer un programa de monitorización para el análisis constante de la ocupación y utilización del espacio de trabajo.

TECNOLOGÍA

Sin la tecnología adecuada, no es posible planificar y administrar con éxito los barrios. En primer lugar, es necesario apoyarse en una plataforma de gestión que facilite diseñar y planificar los vecindarios acorde, tanto a las necesidades del personal, como a las normativas de utilización preestablecidas.

Igualmente, es necesario, el control y seguimiento de cómo los empleados utilizan el espacio, para así,  prever la demanda y, por tanto, poder planificar con fundamento la inversión inmobiliaria.

Por otro lado, también es necesario que el personal pueda, fácilmente, encontrar y reservar el espacio de trabajo que requiere en cada momento durante su estancia en la oficina.

ARCHIBUS permite gestionar y catalogar todos los activos físicos de una organización, incluidos los espacios de trabajo. Además, posibilita identificar y asignar espacios específicos de la oficina a diferentes barrios sobre el plano de planta,  pudiendo, al mismo tiempo, comprobar si se cumplen aforos y la política establecida por la organización (p. e. ratios de ocupación o distanciamiento interpersonal).

Igualmente, ARCHBUS permite a los empleados la selección y reserva  de espacios de trabajo dentro de sus respectivos barrios. La reserva se realiza desde múltiples dispositivos (smartphone, tablet, PC, etc.) sobre planos CAD de planta de manera ágil y sencilla, tanto para espacios colaborativos ( shuttle rooms, aulas, salas de reunión, etc.) como espacios de trabajo individuales.

PORQUÉ PROLIFERAN LOS BARRIOS EN OFICINAS

La principales ventajas competitivas que ofrece la implantación de barrios en oficinas son:

• Optimización del trabajo colaborativo: Si bien soluciones como Microsoft Teams y Zoom facilitan la colaboración entre el personal en remoto, a menudo, se requiere que el personal del equipo interactúe «cara a cara» tanto entre sí como con otros colegas. Organizar los espacios de trabajo por barrios facilita la colaboración y la intercomunicación entre miembros del equipo.
• Mejora de la productividad: Cuando se requiere la realización de tareas colaborativas, los barrios ofrecen espacios adaptados a las distintas necesidades del personal durante TODA su estancia en la oficina. Además, al ubicar a los empleados que trabajan en proyectos similares o funciones relacionadas en barrios contiguos, se facilita la comunicación y la colaboración entre ellos, lo que incrementa la eficiencia y la productividad de los equipos.
• Gestión eficiente del espacio: La configuración de barrios en oficinas, generalmente, requiere la disposición de menos puestos de trabajo individuales que las oficinas tradicionales ya que muchas ocasiones el trabajo presencial del empleado no, necesariamente, requiere un espacio de trabajo individual.
• Optimización del Espacio: La organización de los espacios de trabajo en barrios, facilita la optimización del uso del espacio, al asignar áreas específicas a grupos o equipos que comparten recursos similares o tienen las mismas necesidades específicas.
• Optimización de costes: Como se mencionó anteriormente, los barrios posibilitan ahorrar dinero al  disminuir el número de puestos de trabajo puestos a disposición por la organización, pero también se fomenta el ahorro de costes al eliminar los espacios de trabajo infrautilizados o al requerir menos superficie de oficina al maximizar la utilización del espacio disponible.
• Flexibilidad y Agilidad: Los barrios son lo suficientemente para adaptarse rápidamente a cambios en la estructura organizativa o antes nuevas necesidades de los equipos, lo que garantiza la permanente idoneidad del entorno de trabajo
• Satisfacción del empleado: A través del análisis de los datos de utilización de los distintos espacios de trabajo, se puede ir perfeccionando los espacios de trabajo más populares o reconfigurar aquellos espacios de trabajo poco atractivos.
• Fomento de la Cultura Corporativa: Al agrupar a los empleados en barrios según sus funciones o proyectos, se puede fomentar un sentido de comunidad y pertenencia dentro de la organización, lo que refuerza la cultura corporativa.

A día de hoy, ya hay multitud de organizaciones que han adoptado con éxito la organización de sus espacios de trabajo en barrios. Empresas como Google, Microsoft, Groupon o BBVA han creado vecindarios para brindar espacios de trabajo eficientes a sus empleados.

Aunque posiblemente, conformar el espacios de trabajo en barrios no es la solución más adecuada para algunas empresas, bien es cierto, que los barrios de oficinas son una excelente manera de disponer de entornos de trabajo donde las personas se sientan confortables y confiadas de poder trabajar con sus compañeros de equipo.

En definitiva, si continua la actual tendencia de mantener el trabajo híbrido y el personal laboral comienzan a pasar menos tiempo trabajando desde casa, la organización del espacios de trabajo en barrios será, probablemente, la estrategia de ocupación más popular en el futuro.

Roberto Rojas Gallego

General Manager

ARCHIBUS SOLUTION CENTER SPAIN, S.A.