Las estrategias relativas al entorno de trabajo se encuentran en un proceso de constante evolución, anticipándose el año 2025 como un período de transformaciones significativas. Desde los continuos debates en torno a las políticas de asistencia hasta la creciente relevancia del diseño del espacio laboral, resulta evidente que aquellas organizaciones que adopten un modelo de toma de decisiones fundamentado en datos, consolidarán su posición a la vanguardia del sector.

En respuesta a la transformación del panorama laboral, la gestión del entorno de trabajo ha experimentado una notable adaptación en los últimos años. La reconfiguración de los espacios, evidenciada por la eliminación de puestos de trabajo asignados, la implementación de flexibilidad horaria y la adopción del trabajo remoto, ha impulsado a las empresas a incorporar la tecnología IoT con el propósito fundamental de:

• Validar la adecuación del diseño, dimensionamiento y configuración del espacio de trabajo a las necesidades organizacionales;
• Optimizar la administración de espacios de trabajo dinámicos, tales como hot-desking, desk sharing o AWS; o
• Proporcionar datos cuantificables que justifiquen la remodelación de los entornos de trabajo infrautilizados.

En este contexto, la gestión eficiente del entorno de trabajo híbrido requiere la monitorización exhaustiva tanto de la ocupación como de la utilización del espacio.

En este breve artículo se resume las posibilidades que ofrecen las distintas tecnologías de sensorización para el control y seguimiento de la utilización de los espacios de trabajo

Monitorización del Espacio de Trabajo

En la actualidad, la integración del Internet de las Cosas (IoT) con la Inteligencia Artificial (IA) permite una auscultación continua de los edificios, proporcionando información en tiempo real sobre la ocupación y uso de los distintos espacios de trabajo. Esta capacidad de monitorización facilita:

• el control y seguimiento  del estado de un espacio de trabajo: ocupado, desocupado temporalmente (ocupación pasiva) o disponible;
• la identificación de los espacios infrautilizados o saturados;
• la comprensión de los patrones de uso de los espacios de trabajo compartidos (salas de reuniones, puestos de trabajo, etc.), lo que permite, por ejemplo, eliminar las «reuniones fantasma» u optimizar los servicios de limpieza;
• la detección de aglomeraciones, especificando su ubicación y temporalidad;
• el análisis de los patrones de utilización del espacio; y
• la provisión de información a los empleados sobre la disponibilidad de espacios de trabajo en tiempo real.

Ahora bien, la monitorización integral de la presencia, el tránsito del personal y la utilización del espacio requiere la integración de múltiples sistemas de sensorización en el sistema de gestión del espacio de trabajo.

Archibus & Neutrum IoT Hub

El servicio ARCHIBUS PLUS integra la plataforma tecnológica Neutrum IoT Hub, facilitando la compilación,  procesamiento y normalización de datos sensorizados provenientes de diversas fuentes IoT. La información resultante, una vez coordinada y armonizada, se pone a disposición para su consumo directo y en tiempo real por parte de la plataforma ARCHIBUS.

El valor del Dato Sensorizado en la Gestión del Entorno de Trabajo

La utilización de datos sensorizados de ocupación y utilización del espacio ofrece un amplio abanico de posibilidades para la gestión eficiente de los entornos de trabajo híbridos. A continuación, a modo de ejemplo, se enumeran algunas de las ventajas que ofrece la integración de datos sensorizados en la gestión de entornos de trabajo híbridos con ARCHIBUS:

• el control de aforos: Monitorización en tiempo real del número de ocupantes en un espacio determinado, permitiendo asegurar el cumplimiento de las normativas de seguridad y salud;
• la identificación y localización del espacio: Disponibilidad en tiempo real de información sobre la ubicación y el estado de espacios compartidos, como salas de reuniones, puestos de trabajo y otros recursos;
• la cancelación automática de reservas: Optimización de la gestión de reservas mediante la cancelación automática en caso de incomparecencia, liberando recursos para otros usuarios;
• la adecuación de servicios: Ajuste dinámico de las rutinas de mantenimiento y limpieza en función de los patrones de uso del espacio, mejorando la eficiencia y la sostenibilidad;
• la monitorización de condiciones ambientales: Control inteligente de la iluminación, climatización y otros parámetros ambientales en función de la ocupación de los espacios de trabajo, optimizando el confort y el consumo energético.

Adicionalmente, el análisis posterior de los datos sensorizados contribuye a la optimización del rendimiento del entorno de trabajo a través de:

• el análisis comparativo del consumo energético: Evaluación comparativa entre el consumo energético y la utilización efectiva del espacio, permitiendo la identificación y eliminación de gastos innecesarios en iluminación, climatización u otros servicio; o
• la implementación de mantenimiento predictivo: Aplicación de técnicas de mantenimiento predictivo basadas en los patrones de uso efectivo del espacio, posibilitando la anticipación y prevención de fallos o incidencias..

Ventajas Competitivas

Con la gestión adecuada, la racionalización de puestos de trabajo acorde a la ocupación medida es, probablemente, la principal ventaja competitiva que aporta la sensorización del espacio de trabajo.

La optimización del espacio de trabajo conlleva una disminución de los costes estructurales (p. e. menor coste de arrendamiento y/o operativo) y, además, se obtienen algunos otros beneficios intangibles, no menos importantes:

• Espacios eficientes y confortable. La disponibilidad de datos precisos sobre la ocupación y utilización del espacio posibilita la alineación continua del entorno laboral con las necesidades del personal. Esta adaptación no solo garantiza la productividad, sino que también incrementa la satisfacción del empleado y fortalece su vinculación con la organización.
• Entorno sostenible y seguro. La monitorización constante de la ocupación del espacio permite el ajuste dinámico de las condiciones ambientales, así como la optimización de las rutinas de limpieza y desinfección, contribuyendo a la creación de un entorno sostenible y seguro.

En resumen, la monitorización de la ocupación y utilización de los espacios de trabajo proporciona información valiosa para la organización. Por un lado, ayuda a diseñar y desarrollar espacios de trabajo seguros, confortables y productivos y, por otro lado, proporciona la información necesaria para una toma de decisiones basada en datos, lo que, en definitiva, posibilita alcanzar una mayor grado de eficiencia operativa.

Si su organización está interesada en implementar la monitorización de los espacios de trabajo, ponemos a su disposición nuestra experiencia para asesorarle en la selección de la tecnología IoT más adecuada a sus requerimientos de gestión. En caso de contar ya con sistemas de sensorización en sus instalaciones, ofrecemos el servicio de interconexión directa con la plataforma ARCHIBUS PLUS.

Roberto Rojas Gallego

Managing Director

ARCHIBUS S. C. SPAIN, S.A.