La creciente hibridación del entorno de trabajo, ha transformado tanto la organización de la actividad laboral como la disposición y configuración de los espacios de trabajo. Por lo tanto, en este momento, el principal reto del gestor de espacios, no sólo es determinar un programa de espacios acorde a las necesidades de la organización, también es necesario establecer una gestión de la ocupación que garantice un entorno de trabajo seguro, confortable y productivo.

Ahora bien, tanto para (re)diseñar e implementar nuevos espacios de trabajo  como, sobre todo, para asegurar que el dimensionamiento, disposición y configuración del espacio de trabajo, responden a las necesidades de la organización, se requiere el análisis continuado de la ocupación y utilización del espacio de trabajo. Sólo de este modo los gestores, pueden, por ejemplo:

• determinar si el diseño, dimensionamiento y  configuración responden a las necesidades organizativas;
• administrar eficientemente la configuración de espacios de trabajo dinámicos (hot-desking, hoteling, AWS, etc.); o, simplemente,
• justificar «con números» la remodelación de los entorno de trabajo infrautilizados.

Igualmente, es mucho más sencillo “negociar” con las distintas áreas organizativas, el «recorte de espacio», si se presentan informes basados en métricas de ocupación y utilización y no en meras percepciones.

Para ello, el uso de tecnologías de monitorización de los espacios de trabajo es esencial, ya que la toma de decisiones debe fundamentarse en datos de utilización del entorno de trabajo y NO en la sensación de los usuarios o intuición de los gestores.

Obtención de Datos de Utilización del Espacio de Trabajo

Puede realizarse una primera aproximación del grado de utilización de un entorno de trabajo dinámico, simplemente monitorizando cuántas personas entran y salen del edificio/planta cada día. Ahora bien, esta primera aproximación sólo es válida, si se considera, que todos los  usuarios del edificio se encaminan a alguno de los puestos o barrios asignados. Es por ello, que en los últimos años hay una fuerte tendencia a sensorizar los entornos de trabajo dinámicos ya que es la única manera de medir el uso efectivo, seguridad y grado de confort de capa puesto y espacio de trabajo. Además, el coste de la sensorización ha disminuido drásticamente, por lo que, ahora, es posible resolver, a muy bajo coste, cuestiones como:

• ¿Cuántas personas hay en el edificio? ¿En qué plantas?
• ¿Qué puestos y espacios de trabajo se usan más? ¿cuáles menos?
• ¿Cuánto tiempo permanece el personal en determinados puestos de trabajo y espacios?
• ¿Cuál es el nivel diario de ocupación de los espacios de trabajo? ¿y por franjas horarias?
• ¿Cuales son las condiciones de confort de los distintos espacios de trabajo?
• ¿Se controla y regula la climatización e iluminación acorde a la ocupación?

u obtener métricas básicas tales como:

• ratios de utilización (media, picos, etc.), calculada por franjas horarias y/o periodos de tiempo; o
• el tiempo medio de utilización de un entornos de trabajo específicos (p. e. un hudle room) en un periodo de tiempo dado.

ARCHIBUS WORKPLACE TRACKING

La aplicación ARCHIBUS Workplace Tracking  posibilita monitorizar y analizar en tiempo real, las condiciones ambientales, así como, la ocupación y utilización del espacio de trabajo con un alto nivel de detalle y exactitud. 

La integración de las distintas sensórica en Archibus PLUS (cámaras de contabilización de entradas/salidas de personal, sensores de presencia, temperatura, CO₂, humedad, iluminación, nivel de ruido, etc.),  facilita:

• la identificación de espacios infrautilizados;
• la (re)planificación de programas de espacios en función de las tendencias en el uso medido y evaluado del espacio de trabajo;
• la planificación del mantenimiento de los espacios en función de la frecuencia de uso;
• el análisis de patrones de uso de la energía en función de la utilización del espacio;
• la comunicación puntual y personalizada a los residentes del uso efectivo del espacio;
• el control y seguimiento del confort  del entorno de trabajo (calidad de aire, temperatura, nivel de ruido, iluminación, etc.) o
• la contabilización precisa y en tiempo real de la ocupación, en función de los aforos permitidos.

Con ello, finalmente, se evita la infrautilización del espacio, optimizando de este modo los costes operativos, a la vez que se mejora la productividad y se asegura el cumplimiento normativo.

Por otro lado, en entornos de trabajo dinámicos, los empleados o residentes en general, necesitan herramientas que les ayuden a encontrar rápidamente el espacio de trabajo que necesitan en cada momento. Para ello, ARCHIBUS también dispone de aplicaciones específicas para la reserva de salas o puestos de trabajo (Hoteling).

Igualmente, ARCHIBUS proporciona la aplicación de autoservicio ARCHIBUS Workplace donde los usuarios de los edificios, a través de sus propio dispositivos móviles, pueden localizar rápidamente a sus compañeros de trabajo, encontrar un huddle room disponible o reservar la sala de reunión más próxima disponible.

BENEFICIOS

La primera ventaja competitiva que genera la sensorización del entorno de trabajo  es la eficiencia en el uso del espacio. Con la gestión adecuada, la relación de puestos de trabajo por residente disminuye, y con ello el espacio, incluso ante cambios en la políticas de teletrabajo.

Al optimizar el espacio, se disminuyen los costes estructurales (menor arrendamiento y costes operativos). Así, por ejemplo, año tras año, una empresa con una plantilla de 1.000 empleados ubicada en la zona centro de Madrid, simplemente con un ratio de 1,15 empleados por puesto de trabajo, ahorra un mínimo de 700.000 €/año.

Adicionalmente, se producen algunos otros beneficios intangibles pero no menos importantes:

• Espacios eficientes y atractivos. Disponer de datos de ocupación y utilización, facilita mantener alineado el entorno de trabajo según las necesidades del personal. Con ello, además de asegurar la productividad, también se incrementa la satisfacción del empleado y se refuerza su vínculo con la organización. 
• Entorno Sostenible y Seguro. La monitorización de los entornos de trabajo posibilita la eficiencia energética y el desarrollo de protocolos de limpieza y desinfección acorde a la utilización medida de los mismos.

En definitiva, el análisis de la utilización y ocupación de los espacios de trabajo proporciona información valiosa para la organización. Por un lado, ayuda a diseñar y desarrollar espacios de trabajo seguros, confortables y productivos, y por otro lado, posibilita alcanzar una mayor tasa de eficiencia, con la consiguiente reducción de los costes operativos.

Roberto Rojas Gallego

Managing Director

ARCHIBUS S. C. SPAIN, S.A.