En el trabajo híbrido, la flexibilidad atrae y retiene talento, pero solo aporta valor si el espacio es bien gestionado. Para conseguirlo,  se  necesita visibilidad real de lo que ocurre en la oficina: cuántas personas están, qué zonas se usan de verdad y cuáles no.  Y, sobre todo, entender los porqués: por qué algunas áreas están siempre ocupadas y otras apenas se utilizan.

Un sistema de reservas de puestos y salas es una vía eficaz para gestionar el espacio compartido, pero no la única. Este artículo muestra cómo los datos en tiempo real y la analítica de ocupación permiten equilibrar la demanda de espacios, reducir costes operativos y mejorar el confort, incluso sin implantar (o yendo más allá de) un sistema de reservas.

Sistema de reservas: Pros y Contras 

• Ventajas

  • Asegura que el empleado dispone de un puesto o sala acorde a sus expectativas, evitando desplazamientos innecesarios o conflictos por el acceso al espacio de trabajo.

  • Los equipos pueden planificar reuniones presenciales con mayor seguridad, garantizando la disponibilidad de los recursos.

  • Se dispone de métricas de ocupación y patrones de uso detallados, imprescindibles  para una correcta planificación del espacio o ajustar el número de puestos y salas acorde a la demanda efectiva

  • La planificación y configuración  de los puestos de trabajo compartidos y espacios colaborativos, se van ajustando acorde a su uso efectivo, lo que evita la disposición de espacios infrautilizados.

  • Proporciona KPIs como, por ejemplo, la tasa de ocupación, el % de no-asistencia o el ratio de reservas en función de los espacios disponibles.

• Inconvenientes

  • Implantar un sistema de reservas requiere un cambio cultural y de hábitos, especialmente en organizaciones acostumbradas a la «libre disposición». Una  gestión del cambio inconsistente genera fricciones y perdidas de productividad.

  • Posible rigidez: Si las políticas de reserva son muy estrictas, puede reducirse la flexibilidad que caracteriza al trabajo híbrido.

  • Sobrecarga de gestión: Sin unas reglas claras y concisas, se pueden generar conflictos por el mal uso del sistema de reservas.

Monitorización de la Ocupación por Zonas

Actualmente existen tecnologías que proporcionan una visión completa y en tiempo real de la ocupación  del espacio en el interior de los edificios, sin necesidad de instalar hardware adicional (p. e. aprovechando la infraestructura Wi‑Fi existente o los sistemas de control de acceso).

• Ventajas

  • Acceso libre al espacio de trabajo compartido con el apoyo de paneles informativos (pantallas) que muestran la disponibilidad sobre planos de planta.
  • Menos fricción cultural y mínima carga administrativa.
  • Es posible reasignar espacios sobre la marcha y detectar ineficiencias sin necesidad de reservas previas.
  • La disposición de información histórica de ocupación permite:
    • Anticipar «picos» y «valles» de ocupación;
    • Tomar decisiones de redistribución o cierre temporal de zonas con baja asistencia basadas en datos medidos;
    • Ajustar las áreas asignadas a equipos de trabajo o actividades, según la demanda prevista;
    • Facilitar la colaboración orgánica sin necesidad de una gestión individualizada de reservas; o
    • Disponer de KPIs como, por ejemplo, la densidad de ocupación por zona y tramos horarios.

• Inconvenientes

  • No es posible un control preciso por puesto o sala (la cobertura de una antena Wi‑Fi suele abarcar áreas amplias (10–30 m), lo que limita la segmentación precisa por puesto o sala).

  • Si se utiliza la infraestructura Wi-Fi y el usuario no lleva un dispositivo conectado (portátil, tablet, smartphone, etc.) no será detectado, aunque esté ocupando el espacio.

  • No es fácil distinguir el tipo de actividad que realiza el ocupante: ocupando el puesto, en tránsito, en reunión, etc.

  • Menor capacidad para activar respuestas operativas inmediatas (p. e. activar el aire acondicionado al ocupar una sala de reunión).

Sensorización de Puestos de Trabajo y Salas

El despliegue de sistemas de sensores para la monitorización de la ocupación de puestos y salas facilita:

• el control y seguimiento  del estado de un espacio de trabajo: ocupado, desocupado temporalmente (ocupación pasiva) o disponible;
• la identificación de puestos o salas infrautilizadas;
• la comprensión de los patrones de uso lo que permite, por ejemplo, eliminar las «reuniones fantasma» u optimizar los servicios de limpieza;
• la provisión de información en tiempo real a los empleados sobre la disponibilidad de cada puesto o sala individual; o
• la disposición de KPIs como, por ejemplo, el tiempo medio de uso por puesto, % uso efectivo o % de ocupación pasiva.

Ahora bien, la monitorización de la ocupación en tiempo real de cada puesto o sala,  requiere, por lo general, una significativa inversión en el despliegue y mantenimiento  de los sistemas de sensorización.

Valor estratégico y retorno de inversión

Un sistema de reservas, o cualquier solución que permita monitorizar la ocupación y anticipar la demanda, debe considerarse una inversión estratégica y no solo una herramienta operativa. La clave está en medir su impacto real en la cuenta de resultados, la experiencia del empleado y la sostenibilidad del entorno de trabajo.

Optimización del coste por m²

La digitalización del uso del espacio permite identificar áreas infrautilizadas o sobredimensionadas y redimensionarlas sin comprometer la productividad. Por ejemplo,  si una organización con 500 empleados reduce un 20 % la superficie de oficinas mediante rotación y reservas inteligentes, puede ahorrar entre 60.000 € y 150.000 € anuales en alquileres, suministros y servicios.

Estos ahorros son recurrentes y escalan con el tamaño de la organización o la cartera de edificios.

Mejor uso de los activos existentes

Un sistema de reservas bien gestionado incrementa la tasa de utilización efectiva de salas y puestos, lo que significa que más personas pueden trabajar con menos espacio. Así, por ejemplo, mediante políticas de uso bien diseñadas (liberación automática, penalización por inasistencia, reporting de uso), la ocupación media puede subir un 20–30 % sin necesidad de inversión inmobiliaria adicional.

Reducción de costes operativos asociados

Una mejor planificación del uso del espacio permite ajustar servicios como limpieza, climatización, mantenimiento y seguridad en función de la ocupación real y no de previsiones genéricas. Esto se traduce en ahorros operativos directos (consumo energético, personal de limpieza y seguridad, etc.) y mejora en sostenibilidad (menor huella inmobiliaria).

Experiencia del empleado y productividad

Ofrecer al empleado la posibilidad de planificar su jornada presencial —sabiendo que habrá un puesto o sala disponible cuando lo necesiten— mejora la percepción general de la «calidad» del entorno de trabajo y reduce la fricción entre departamentos o equipos de equipos que comparten el espacio de trabajo.

Estas mejoras tienen un efecto indirecto en la retención del talento, especialmente en perfiles digitales y técnicos donde el entorno laboral importa.

Inteligencia para la toma de decisiones

Tanto los sistemas de reserva como las soluciones de monitorización, proporciona datos esenciales para la gestión de la cartera inmobiliaria corporativa:

• Predicción de picos de asistencia.

• Evaluación de cambios organizativos (nuevos modelos híbridos, reorganización de equipos, etc.).

• Revisión de contratos de alquiler o expansión.

Cuando estos datos se integran con sistemas de gestión inmobiliaria (p. e. ARCHIBUS), la toma de decisiones pasa a ser proactiva y basada en datos medidos.

Conclusión

La decisión no es binaria entre “reservas sí” o “reservas no”.  Lo clave es identificar qué combinación de sistemas — reserva, monitorización de zonas, sensorización de salas de reunión y/o puestos, etc. — maximiza el retorno de la inversión y proporciona una satisfactoria experiencia al ocupante. Con métricas claras, una gestión del cambio sólida y una acertada combinación de sistemas, puede optimizarse la ocupación del espacio de trabajo manteniendo la eficiencia operativa y la cultura empresarial.

¿Está su organización valorando digitalizar la gestión del espacio de trabajo compartido?

¿Cuántas personas hay realmente en la oficina? ¿Qué zonas se usan y cuáles quedan vacías? ¿Por qué algunas áreas están siempre ocupadas? ¿Podemos evitar la climatización de las salas desocupadas garantizando el confort térmico cuando están en uso? ¿Cómo avanzar hacia un espacio de trabajo más sostenible?

En ASC SPAIN convertimos estas preguntas en decisiones basadas en datos fiables y precisos. Monitorizamos en tiempo real la ocupación, el confort y las condiciones ambientales, así como el consumo energético, y nuestro equipo interdisciplinar, sobre la base de la información obtenida, diseña acciones concretas que, finalmente, posibilitan la reducción  de costes, mejoran el bienestar de los empleados y refuerzan los objetivos corporativos de sostenibilidad.

Contáctanos y dinos en qué podemos ayudarte.

Roberto Rojas Gallego

CEO

ARCHIBUS S. C. SPAIN, S.A.