La creciente hibridación del entorno de trabajo, ha transformado tanto la organización de la actividad laboral como la disposición y configuración de los espacios de trabajo.

Parte de esta transformación está consistiendo en habilitar en las oficinas, espacios de trabajo diferenciados (puestos individuales, huddle room, espacios de concentración, salas de presentaciones, aulas, etc.) y reservables por los empleados. Esto es, se está optando por la modalidad hoteling que, a diferencia del hot-desking, permite a los workplace managers realizar un seguimiento continuado de la utilización de los espacios de trabajo compartidos, métrica clave en la maximización del uso del espacio de trabajo disponible.

Optimización de Espacios con Hoteling

El principal objetivo cuando se implanta hoteling en una organización es maximizar el uso del espacio, asegurando que los residentes disponen de los espacios de trabajo que necesitan en todo momento. Esto significa que hay que combinar la adecuada planificación de espacios con una administración eficiente pero sencilla.

Respecto al programa de espacios, he aquí algunas simples recomendaciones que ayudan a definir un mejor entorno de trabajo:

• Para cada conjunto de puestos de trabajo reservables y destinados a equipos de trabajo, planifique espacios de colaboración suficientes;
• Disponga de espacios de trabajo diferenciados y específicos para cada tipo de actividad;
• Asegure un bajo nivel de ruido y evite las distracciones, por ejemplo, limitando el tránsito en las zonas de trabajo;
• Si las instalaciones son extensas, incorpore una señalética que realmente ayude al personal a orientarse;
• Asegúrese que el personal puede encontrar fácilmente el puesto de trabajo deseado y acceder fácilmente al servicio de asistencia ante cualquier problema; y
• Establezca políticas de uso, plazos y horarios que fomenten la flexibilidad e impidan la privatización del espacio.

Ahora bien,  tenga en cuenta que el principal factor de éxito en la implantación de hoteling es asegurar  todo el personal dispone de un proceso de búsqueda y reserva del espacio de trabajo ágil y sencillo.

Siguiendo los consejos indicados, verá que se minimiza la huella inmobiliaria, a la vez que se garantiza que todo empleado  dispone de puestos de trabajo específicos y seguros a medida que los va necesitando.

En el siguiente gráfico se muestra el potencial de ahorro en el consumo energético por la aplicación de una estrategia de Hoteling aplicada en una organización de 1.000 empleados:

En este caso, como se puede comprobar,  incluso una implantación conservadora posibilita un ahorro energético de hasta 33.600 € anuales, pero este no es el ahorro principal. Considerando que en España el coste medio anual de ocupación de un puesto de trabajo (sin considerar los gastos energéticos) son de, al menos, 4.500 €/año, con la eliminación de 100 puestos de trabajo fijos, hay un potencial de ahorro de más de 450.000 €/año.

Archibus PLUS & Workplace

La plataforma Archibus PLUS ofrece un enfoque integral para la optimización del entorno de trabajo. Además de proporcionar un completo conjunto de funciones para el (re)diseño y evaluación de los programas de espacios, se posibilita la interacción con los usuarios de los edificios, así como, la utilización y análisis de toda la información generada en cada interacción.

Además la aplicación de Hoteling posibilita que el workplace manager conozca exactamente quién vendrá a la oficina y cuando. Por lo tanto, puede planificar en consecuencia, asegurando que los empleados encuentran espacios de trabajo adecuados y seguros.

Roberto Rojas Gallego

Managing Director

ARCHIBUS S. C. SPAIN, S.A.