Los edificios de oficinas son una de las infraestructuras más afectadas por la popularización de los entornos de trabajo híbridos, especialmente, en aquellas organizaciones donde habitualmente se hace uso de espacios compartidos: hoteling, shutle rooms, phone booth, etc. Ciertamente, la flexibilización del entorno de trabajo es una tendencia que ha llegado para quedarse ya que, sin afectar a la productividad, comporta ahorros significativos (p. e. entre un 30% y  40% menos de espacio infrautilizado).

Es necesario readaptar el programa de espacios

Ahora el principal reto es la racionalización del espacio disponible. Es imperativo reducir el espacio asignado y primar la disposición de espacios flexibles y polivalentes.

En definitiva, es necesario reprogramar el espacio de trabajo para:

1. dar soporte a las distintas actividades presenciales que desarrollan los equipos de trabajo;
2. disponer de zonas adecuadas y seguras para la socialización y refuerzo de la cultura corporativa;
3. asegurar la seguridad  y responder fácilmente a futuras restricciones sanitarias; y, en particular,
4. aprovechar parte de la superficie liberada, para proporcionar entornos de trabajo más confortable, saludables y eficientes.

La tecnología BIM 4.0 está siendo de gran ayuda en este proceso, tanto para diseñar y validar el programa espacial, como para disponer, posteriormente, del gemelo digital del espacio de trabajo.

La tres importantes ventajas que proporciona esta tecnología respecto a las “soluciones tradicionales» son:

1. Visibilidad: Para una toma de decisiones bien fundamentada, se requiere información normalizada, fiable y completa del entorno de trabajo. Además, si se dispone de datos medidos de ocupación (p. e. registros de entrada y salida o patrones de ocupación y utilización de los espacios) se obtienen métricas y KPIs para validar el programa de espacios.
2. (Re)planificación continua: No tiene sentido reestructurar la cartera inmobiliaria sobre la base de impresiones o generalidades. Lo deseable es ir evolucionando la planificación estratégica de espacios, a partir del análisis constante de la ocupación y utilización de los distintos espacios de trabajo. Además, hay que tener en cuenta que los requerimientos irán variando en el tiempo, por lo que será necesario, identificar tendencias y analizar los distintos escenarios ante cambios regulatorios o nuevas necesidades.
3. Optimización: Para lograr resultados sostenibles en el tiempo es necesario prever la demanda de espacios e ir ajustando, convenientemente, tanto la disposición y naturaleza de los espacios, como la provisión de los servicios aparejados.

Virtualización de los Edificios & IoT

Hay organizaciones como la GSA que llevan años haciendo un uso intensivo de las representaciones digitales de los edificios en gestión. Sobre la base de la información recogida en estos gemelos digitales, se planifica y gestiona la operación y ocupación de los edificios, pero además se utilizan para experimentar distintos escenarios de ocupación, así como, analizar posible variantes del programa de espacio actual. Además, las «replicas digitales sensóricas” proporcionan información cruzada sobre la operación, los espacios y la experiencia de los residentes de los edificios, con lo que se incrementa la productividad y la eficiencia operacional, sin perder de vista el nivel de satisfacción de los usuarios.

En ARCHIBUS S. C. SPAIN llevamos años proporcionamos gemelos digitales de los espacios de trabajo en una plataforma de gestión que presenta información en tiempo real de los niveles de ocupación y utilización del espacio de trabajo y sus condiciones medioambientales. La disponibilidad de modelos digitales del entorno de trabajo gestionados en Archibus PLUS posibilita a los gestores anticiparse a cualquier conflicto  y, en el caso que finalmente se produzca, actuar rápidamente para minimizar su impacto en la organización.

Esto es, los gestores de espacios pueden determinar fácilmente, por ejemplo:

• qué espacios están siendo utilizados en cada momento;
• cuantos m² cuadrados se utilizan de media por unidad organizativa;
• cuales es la relación entre la capacidad de los edificio, planta y dependencia vs. utilización real;
• la contabilización de la ocupación total y porcentajes de ocupación y utilización por planta y espacio;
• tasa de utilización de las salas de reunión o puestos de trabajo; o
• promedios y “picos” de utilización de espacio por hora, día, semana, mes o año.

Esta información es especialmente necesaria si se pretende instaurar programas de hoteling (asignación temporal de puestos de trabajo compartidos) evaluables y adaptables a las necesidades reales de la organización.

La sensórica del puesto de trabajo también posibilita ajustar los servicios de mantenimiento y limpieza en función del uso efectivo de los espacios, lo que finalmente permite la racionalización de los costes operativos sin impactar en la productividad.

Roberto Rojas Gallego

ARCHIBUS S. C. SPAIN, S.A.