El bienestar, la salud y la seguridad de los empleados están siendo unos de los principales condicionante en el diseño de los planes de reapertura de oficinas implementados en las últimas semanas.
Entre los cambios clave que las empresas están considerando, caben destacar tres: flexibilidad, mayor distancia entre los puestos de trabajo y máxima higiene. Además, se ha normalizado el teletrabajo, por lo que una buena parte del personal seguirá trabajando desde casa de manera regular.
A bien seguro, en estos momentos, la mayoría de Workplace Managers, atendiendo a estas consideraciones, ya tienen determinado el nuevo entorno de trabajo y publicando las nuevas políticas, pautas y protocolos de utilización que los empleados encontrarán a su regreso. Esto es, ya se ha establecido, por ejemplo:
- la política de ocupación máxima (p .e. determinación del número máximo de personas que pueden confluir por planta/edificio/espacio o la asignación de puestos ocupables );
- cómo el personal seleccionará y reservará el puesto de trabajo presencial;
- el procedimiento de control y seguimiento de la utilización de los espacios de trabajo;
- los nuevos protocolos de limpieza y desinfección de “áreas de alto contacto” como picaportes, máquinas expendedoras o los espacios de trabajo de mayor concurrencia (baños, cafetería, reprografía, etc.); o
- la identificación de las áreas del edificio que quedarán cerradas (p. e. comedores) o con acceso restringido (p. e. salas de reuniones).
Igualmente, ya se conocerá quién se desplazará a las oficinas y cuándo. Lógicamente, también se habrá determinado que espacios de trabajo van a ser utilizados y cuáles no y, a bien seguro, se han establecido planes de emergencia por si hubiera que cerrar un área u oficina ante nuevos contagios.
Pero una vez acometidas todos estas actividades urgentes, es necesario emprender las actividades importantes:
- Determinar cómo ir evaluando la idoneidad del NUEVO MODELO de entorno de trabajo acorde a la experiencia;
- Identificar qué espacios de trabajo deberán, paulatinamente, ir adaptándose y programar su reconfiguración (p .e. disposición de puestos de trabajo más versátiles), equipamiento (p .e. material de desinfección) y señalética (p. e. incorporación de señales o elementos diseño sutiles que recuerden a las personas que deben cumplir ciertas reglas);
- Ajustar la regulación del teletrabajo acorde a la experiencia obtenida y revisar los procedimientos de gestión de los espacios de trabajo compartidos;
- Monitorizar la idoneidad del (re)dimensionamiento, disposición de los espacios de trabajo o cumplimiento de políticas de utilización aplicando, por ejemplo, sistemas de sensorización de puestos de trabajo o control de de las condiciones medioambientales;
- Revisar los programas de mantenimiento, incluyendo, por ejemplo, cambio en los procedimientos y frecuencias de limpieza y desinfección de los puestos de trabajo acorde a las nuevas regulaciones y a la utilización prevista o medida de los mismos;
- Análisis del impacto económico de las adaptaciones derivadas; y. lo más importante,
- una vez conocida la tipología y cantidad de espacio que se va necesitando, ajustar el programa de espacios y revisar la estrategia inmobiliaria acorde a la nueva situación y en consonancia con los objetivos corporativos.
Afortunadamente para todas estas actividades, disponemos de información (Gemelos Digitales Dinámicos), estándares de referencia (p. e. BOMA/IPMS//OSCRE) y tecnología (p. e. los sensores pueden detectar qué espacios se han utilizado durante la jornada laboral) que, combinados en Archibus PLUS, además de proporcionar un entorno para la gestión permanente del espacio y su ocupación, posibilita el control y seguimiento del espacio de trabajo disponible y utilizado.
Archibus PLUS, además de posibilitar la digitalización inmediata de la gestión de los espacios y su ocupación facilitando, por ejemplo:
- la implantación de un auto-servicio de reserva de puestos de trabajo (hoteling), que posibilita la reserva anticipada de puestos de trabajo y, por lo tanto, preparar su ocupación, asegurando la disposición de un entorno seguro y monitorizado; o
- la realización de múltiples escenarios de ocupación de espacios acorde a las normativas de distanciamiento estipulado entre puestos de trabajo.
también facilita actividades como:
- la programación de las intervenciones en el entorno de trabajo a nivel físico, técnico y operativo en función de la utilización prevista;
- la organización de los sistemas de energía acorde a los niveles de ocupación pronosticados; o simplemente; el
- el control y seguimiento en tiempo real de ingresos y salidas en los edificios para evitar, por ejemplo, sobrepasar la capacidad máxima planificada.
Si está considerando avanzar en la gestión de su entorno de trabajo, por favor, contacte con nosotros y programaremos una demostración “en vivo” utilizando sus propios planos CAD. Le mostraremos cómo podrá mejorar la experiencia del personal en el acceso al nuevo entorno de trabajo dinámico, evaluar distintos escenarios de ocupación o, meramente, analizar y optimizar el rendimiento del espacio disponible.
Roberto Rojas Gallego
ARCHIBUS SOLUTION CENTER SPAIN, S.A.
