La nueva realidad

El bienestar, la salud y la seguridad de los empleados están siendo unos de los principales condicionante en el diseño de los planes de reapertura de oficinas implementados en los últimos días.

Entre los cambios clave que las empresas están considerando, caben destacar tres: flexibilidad, más espacio por puesto y máxima higiene. Además, presumiblemente, continuarán más empleados trabajando desde casa de manera regular.

A bien seguro, en estos momentos, la mayoría de Workplace Managers, atendiendo estas consideraciones,  ya tienen determinada las nuevas políticas, pautas y protocolos de uso del entorno de trabajo que los empleados encontrarán a su regreso. Esto es, ya se han establecido, por ejemplo:

  • la política de ocupación máxima (p .e. determinación del número máximo de personas que pueden confluir por planta/edificio, sobre la base de las “reglas de distanciamiento interpersonal” o la ocupación máxima de  mesas “bench” o la asignación de puestos ocupables );
  • el procedimiento de control y seguimiento de la utilización de los espacios de trabajo;
  • los nuevos protocolos de limpieza y desinfección de “áreas de alto contacto” como picaportes, máquinas expendedoras o los espacios de trabajo de mayor concurrencia (baños, cafetería, reprografía, etc.); o
  • la identificación de las áreas del edificio que quedarán cerradas (p. e. comedores) o con acceso restringido (p. e. salas de reuniones).

Igualmente, ya estará identificado el personal que se desplazará a las oficina y se habrán determinado los turnos para favorecer un regreso escalonado y evitar así aglomeraciones. Lógicamente, también se sabe que espacios de trabajo van a ser utilizados y cuáles no y, a bien seguro, se han establecido planes de emergencia por si hubiera que cerrar un área u oficina ante nuevos contagios.

Pero una vez acometidas todos estas actividades urgentes, es necesario emprender las actividades importantes:

  • Determinar el NUEVO MODELO de entorno de trabajo acorde a la nueva realidad;
  • Identificar qué espacios de trabajo deberán, paulatinamente, adaptarse y proyectar su reconfiguración (p .e. disposición de los puestos de trabajo más distanciados), equipamiento (p .e. salas conferencias con presión negativa) y señalética (p. e. incorporación de señales o elementos diseño sutiles que recuerden a las personas que deben mantener su distancia)
  • regular definitivamente el teletrabajo y el trabajo flexible e instituir procedimientos de gestión de espacios de trabajo compartidos (p. e. hoteling o hotdesking monitorizado);
  • control y seguimiento de la idoneidad del (re)dimensionamiento, disposición de los espacios de trabajo o cumplimiento de políticas de utilización aplicando, por ejemplo, sistemas de sensorización de puestos de trabajo o control de temperatura en la entrada para los empleados y demás residentes mediante sensores termográficos;
  • revisión de los programas de mantenimiento incluyendo, por ejemplo, cambio en los procedimientos y frecuencias de limpieza y desinfección de los puestos de trabajo acorde a las nuevas regulaciones y a la utilización prevista o medida de los mismos;
  • análisis del impacto económico de las adecuaciones necesarias; y lo más importante,
  • una vez conocida la necesidad de espacio, establecer el nuevo programa de espacios y ajustar la estrategia inmobiliaria acorde a la nueva situación y en consonancia con los objetivos corporativos revisados.

Afortunadamente para todas estas actividades, disponemos de estándares de apoyo (p. e. BOMA/IPMS//OSCRE o BIM 4.0) y tecnología (p. e. los sensores pueden detectar qué espacios se han utilizado durante la jornada laboral) que combinados con el servicio en la nube ARCHIBUS On Cloud, además de posibilitar un análisis exhaustivo del espacio de trabajo disponible y utilizado, proporciona una plataforma para la gestión permanente del espacio y su ocupación.

El servicio normalizado ARCHIBUS On Cloud posibilita la digitalización inmediata de la ocupación de los inmuebles de oficinas facilitando, por ejemplo:

  • la realización de múltiples escenarios de ocupación de espacios acorde a las normativas de distanciamiento estipulado entre puestos de trabajo;
  • la implantación de un servicio de hoteling alternativo al hot-desking actual, para permitir a los empleados la reserva de los puestos de trabajo anticipadamente y, por lo tanto, preparar su llegada asegurando la disposición de entorno higienizado (p. e. entrega del pack con teclado, ratón y sobremesa con superficie antimicrobiana precintado) y gestión posterior (p. e. recogida del materias y desinfección del puesto de trabajo mediante el empleo de luz ultravioleta);
  • la actualización de la planificación de las operaciones de limpieza según la utilización efectiva;
  • la programación de las intervenciones en el entorno de trabajo a nivel físico, técnico y operativo en función de la utilización prevista;
  • la organización de los sistemas de energía acorde a los niveles de ocupación pronosticados; o simplemente,  
  • el control y seguimiento en tiempo real de ingresos y salidas en los inmuebles para evitar vulnerar las normas de distanciamiento social;

Si está considerando apoyarse en nuestra tecnología y servicios, por favor, contacte con nosotros y programaremos una demostración “en vivo” con uno de nuestros especialistas utilizando sus propios planos CAD. Le mostraremos como le podemos ayudar a (re)planificar sus espacios, crear escenarios de ocupación y traslados o, meramente, mejorar ostensiblemente la gestión de los espacios  y su ocupación aún en escenarios de volatilidad e incertidumbre.

Roberto Rojas Gallego

ARCHIBUS SOLUTION CENTER SPAIN, S.A.

www.asc-spain.es

Tags:

©2020 ARCHIBUS SOLUTION CENTER SPAIN. Todos los derechos reservados. 

CONTÁCTANOS

Para cualquier consulta puede enviarnos un correo electrónico a: spain@asc-spain.es.

Enviando

Inicia Sesión con tu Usuario y Contraseña

¿Olvidó sus datos?