En los últimos años la manera de gestionar el entorno de trabajo ha tenido que ir adaptándose a una nueva realidad: desaparición de los puestos de trabajo asignados, flexibilidad horaria, trabajo en remoto, etc. Para las empresas, esta eventualidad ha supuesto un verdadero desafío que, en buena parte, está siendo  solventado mediante la aplicación de la tecnología IoT.

Antes de la llegada de la pandemia, la sensórica de ocupación desplegada en los edificios, se utilizaba, fundamentalmente, para:

• comprobar sí el diseño, dimensionamiento y configuración del espacio de trabajo respondía a las necesidades organizativas;
• facilitar la administración de los espacios de trabajo dinámicos (hot-desking, hoteling, AWS, etc.); o, simplemente,
• justificar «con números» la remodelación de los entorno de trabajo infrautilizados.

Ahora, la gestión eficiente de los espacios híbridos exige la monitorización, tanto de la ocupación del espacio como su utilización.

En este breve artículo se resume las posibilidades que ofrecen las distintas tecnologías de sensorización para el control y seguimiento del uso de los espacios de trabajo

Monitorización del Espacio

Hoy en día, gracias al Internet de las Cosas (IoT), los edificios son permanentemente auscultados, lo que nos permite conocer en todo momento cuándo y cómo se usan los distintos espacio de trabajo. Por lo tanto, se puede:

• identificar los espacios infrautilizados o saturados;
• entender cómo se usan de los espacios de trabajo compartidos (salas de reunión , puestos de trabajo, etc.) para, por ejemplo, erradicar las “reuniones fantasma” o adecuar el servicio de limpieza;
• saber donde y cuando se producen aglomeraciones;
• determinar patrones de utilización del espacio; o, simplemente,
• informar a los empleados que espacio de trabajo están disponibles en cada momento.

Ahora bien, el seguimiento de la presencia y tránsito del personal, así como, la monitorización de la utilización del espacio, requiere la utilización combinada de múltiples sistemas de sensorización.

Archibus & Neutrum IoT

El servicio Archibus PLUS integra la plataforma tecnológica Neutrum IoT, mediante la cual se colecta, procesa y normaliza los datos sensorizados provenientes de distintas fuentes IoT.  Además, los datos, una vez coordinados se disponen para ser consumidos directamente y en tiempo real por ARCHIBUS.

El valor del dato sensorizado

A continuación se enumera algunas de posibilidades que ofrece la utilización de datos sensorizados de ocupación y utilización en la gestión de entorno de trabajo híbridos con ARCHIBUS:

• Control de aforos;
• Identificación y localización en tiempo real de los espacios compartidos y disponibles;
• Cancelación automática de reserva de salas de reunión, puestos de trabajo compartidos, plazas de parking, etc., por incomparecencia;
• Adecuación automática de las rutinas de mantenimiento y limpieza según los patrones de uso del espacio;
• Monitorización de las condiciones medioambientales (p. e. la iluminación, climatización, etc.) de los espacios de trabajo acorde a ocupación; etc.

Igualmente, el posterior análisis de los datos sensorizados ayuda a mejora el rendimiento del entorno de trabajo mediante, por ejemplo:

• el análisis comparativo entre el consumo energético y el uso efectivo del espacio, evitando, por ejemplo, gastos innecesarios en iluminación o climatización; o
• la aplicación del técnicas de mantenimiento predictivo basadas en el uso efectivo del espacio.

Beneficios

Con la gestión adecuada, la racionalización de puestos de trabajo acorde a la ocupación medida es, probablemente, la principal ventaja competitiva que aporta la sensorización del espacio de trabajo.

Al optimizar el espacio de trabajo, se disminuyen los costes estructurales (p. e. menor coste de arrendamiento y/o operativo) y, además, se obtienen algunos otros beneficios intangibles, no menos importantes:

• Espacios eficientes y atractivos. Disponer de datos de ocupación y utilización, facilita mantener alineado el entorno de trabajo según las necesidades del personal. Con ello, además de asegurar la productividad, también se incrementa la satisfacción del empleado y se refuerza su vínculo con la organización.
• Entorno sostenible y seguro. Mediante la monitorización de la ocupación del espacio, se posibilita, tanto el ajuste continuo de las condiciones medioambientales como las rutinas de limpieza y desinfección.

En resumen, la monitorización de la ocupación y utilización de los espacios de trabajo proporciona información valiosa para la organización. Por un lado, ayuda a diseñar y desarrollar espacios de trabajo seguros, confortables y productivos, y por otro lado, proporciona la información necesaria para una toma de decisiones bien fundamentada, lo que en definitiva, posibilita alcanzar una mayor grado de eficiencia operativa.

Si está interesado en monitorizar sus espacios de trabajo, le ayudaremos a seleccionar la tecnología IoT que mejor se adecúa a sus necesidades de gestión. Si ya dispone de sensórica en sus edificios, ponemos a su disposición el servicio de interconexión con ARCHIBUS.

Roberto Rojas Gallego

Managing Director

ARCHIBUS S. C. SPAIN, S.A.