Entornos Dinámicos

El auge del puesto de trabajo digital y la creciente movilidad en el entorno laboral están cambiando la planificación y modo de gestión de los espacios de trabajo en las empresas. Se ha pasado de la asignación permanente de puestos de trabajo, a la puesta a disposición de entornos de trabajo compartidos para una buena parte de la fuerza laboral.

El reto más importante en la gestión de los entornos de trabajo dinámicos es verificar si el dimensionamiento, disposición y configuración del espacio de trabajo, realmente, responde a las necesidades de la organización.

Sólo el análisis continuado de la utilización real del espacio de trabajo permite a los gestores, por ejemplo:

  • determinar si el diseño, dimensionamiento y  configuración responden a las necesidades operativas.
  • Gestionar fácilmente la asignación de equipos a barrios, o simplemente,
  • Justificar “con números” la necesidad de remodelación de los entorno de trabajo infrautilizados.

Igualmente, es mucho más sencillo “negociar” con las distintas áreas organizativas, el “recorte de espacio, si se presentan métricas de utilización y no sólo, un informe basado en la percepción de cómo se está utilizando el espacio.

Para ello, el uso de tecnologías de monitorización de los espacios de trabajo es esencial, ya que la toma de decisiones no puede depender de la sensación de los usuarios o intuición de los gestores. Sólo la medición continuada de la utilización del entorno de trabajo posibilita la disposición permanente de espacios de trabajo eficientes y efectivos.

Obtención de Datos de Utilización del Espacio de Trabajo

Puede realizarse una primera aproximación del grado de utilización de un entorno de trabajo dinámico, simplemente monitorizando cuántas personas entran y salen del edificio/planta cada día. Ahora bien, esta primera aproximación sólo es válida, si se presupone que todos los  usuarios de los inmuebles permanecen la mayoría del tiempo en algunos de los puestos de trabajo habilitados para ellos en los barrios de referencia.

Es por ello, que en los últimos años hay una fuerte tendencia a sensorizar los entornos de trabajo dinámicos ya que es la única manera de medir el uso efectivo, seguridad y grado de confort del entorno de trabajo. La sensorización de los entornos de trabajo dinámicos, permite la obtención de métricas como:

  • ratios de Utilización (media, picos, etc.), calculada por franjas horarias y/o periodos de tiempo; o
  • el tiempo medio de utilización de un entornos de trabajo específicos (p. e. un hudle room) en un periodo de tiempo dado.

ARCHIBUS WORKPLACE TRACKING

La aplicación ARCHIBUS Workplace Tracking  posibilita monitorizar y analizar en tiempo real la utilización del espacio de trabajo con un alto nivel de detalle y exactitud, integrando distintas tecnologías (sensores de ocupación, sistemas de posicionamiento indoor, cámaras de contabilización de entrada/salida de personal, etc.), que desde los espacios de trabajo, remiten puntualmente datos de su utilización y entorno (nivel de ruido, temperatura, CO₂, humedad, iluminación, etc.).

Con la conexión de ARCHIBUS a los espacios de trabajo sensorizados se facilita:

  • la identificación de inmuebles con espacios infrautilizados;
  • la (re)planificación de programas de espacios en función de las tendencias en el uso medido y evaluado del espacio de trabajo;
  • la planificación del mantenimiento de los espacios en función de la frecuencia de uso y/o  mediciones;
  • El análisis de patrones de uso de la energía en función de la utilización del espacio;
  • la comunicación puntual y personalizada a los residentes del uso efectivo del espacio;
  • el control y seguimiento del  confort  del entorno de trabajo (calidad de aire, temperatura, nivel de ruido, iluminación, etc.) o
  • la contabilización precisa y en tiempo real de la ocupación, en función de los aforos permitidos.

Con ello, se posibilita la reducción de la huella inmobiliaria, optimizando de este modo los costes operativos, a la vez que se mejora la productividad y se asegura el cumplimiento normativo.

Por otro lado, en entornos de trabajo dinámicos, los empleados o residentes en general, necesitan herramientas que les ayuden a encontrar rápidamente el espacio de trabajo que necesitan en cada momento. Para ello, ARCHIBUS también dispone de aplicaciones específicas para la reserva de salas o puestos de trabajo (Hoteling).

Igualmente, ARCHIBUS proporciona la aplicación de autoservicio ARCHIBUS Workplace donde los usuarios de los inmuebles, a través de sus propio dispositivos móviles, pueden localizar rápidamente a sus compañeros de trabajo, encontrar un huddle room disponible o reservar la sala de reunión más próxima disponible.

BENEFICIOS

La primera ventaja competitiva que genera la digitalización del entorno de trabajo dinámico es la eficiencia en el uso del espacio. Con la gestión adecuada, la relación de puestos de trabajo por residente disminuye, y con ello el espacio, incluso ante un posible crecimiento de la fuerza laboral.

Al optimizar la cartera inmobiliaria, se disminuyen los costes estructurales (arrendamiento y costes operativos). Así, por ejemplo, año tras año, una empresa con una plantilla de 1.000 empleados, simplemente con un ratio de 1,15 empleados por puesto de trabajo, ahorra en Madrid un mínimo de 700.000 €/año.

Adicionalmente, se producen algunos otros beneficios intangibles pero no menos importantes:

  • Atracción y fidelización del Talento. Crear un entorno de trabajo adecuado y fácilmente accesible para todo tipo de empleados, no sólo aumenta la eficiencia y la eficacia, sino también refuerza el vínculo del empleado con la empresa. La inmediata disposición de un entorno de trabajo acorde a la actividad requerida, refleja la consideración de la empresa para con el empleado e incrementa su satisfacción.
  • Entorno Cuidado y Limpio. La monitorización de los entornos de trabajo dinámicos posibilitan el desarrollo de protocolos de limpieza y desinfección acorde a la utilización medida de los mismos.

Roberto Rojas Gallego

Managing Director

ARCHIBUS S. C. SPAIN, S.A.

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