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En una oficina tradicional, cerca del 40% de los puestos de trabajo se encuentran vacíos la mayor parte de la jornada laboral. Por ello, desde hace algunos años el hot-desking se viene implantando cada vez más en las empresas. En este modelo, el trabajador no dispone de un espacio de trabajo asignado pero a cambio tiene a su disposición diferentes espacios de trabajo adaptados a cada una de las actividades que desarrolla a lo largo de su jornada laboral: puestos individuales, huddle room, espacios de concentración, salas de presentaciones, aula, etc.

Ahora bien, cuando se implanta el hot-desking se espera que el personal pueda disponer en todo momento del espacio de trabajo que requiere. La cuestión es cómo asegurar que el trabajador tiene a su disposición un puesto de trabajo seguro y adecuado a la actividad que desea realizar y, además, no pierde 10-20 minutos buscándolo.

La Asociación Internacional de Facility Management (IFMA) define el Hoteling como  “workspace that is reserved on a first call basis and not dedicated to any specific worker beyond a specified amount of time“. Esta modalidad de planificación y gestión del entorno de trabajo posibilita que el trabajador disponga de un espacio de trabajo específico y reservado temporalmente.

Igualmente, a diferencia del Hot-Desking, el Hoteling permite a los workplace managers realizar un seguimiento de la utilización de los espacios de trabajo compartidos, una medida clave en la maximización del uso del espacio de trabajo puesto a disposición por la organización.

Beneficios de ARCHIBUS Hoteling

El servicio de Hoteling permite a las organizaciones disminuir el espacio asignado a la vez que se maximiza el uso del espacio utilizable. Con ello, se minimiza la huella inmobiliaria reduciendo de este modo los gastos generales de la organización, mientras que al mismo tiempo, se garantiza que cada empleado pueda disponer de puestos de trabajo específicos y seguros a medida que los necesite.

En el siguiente gráfico se muestra el potencial de ahorro en el consumo energético por la aplicación de una estrategia de Hoteling aplicada en una organización de 1.000 empleados:

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Análisis del Potencial de Ahorro de Costes

Como se puede comprobar, incluso una implantación conservadora del servicio de Hoteling posibilita, en este caso, un ahorro de hasta 33.600 € anuales solo por reducción del consumo energético, pero este no es el ahorro más importante. Considerando que en España el coste medio anual de ocupación de un puesto de trabajo (sin considerar los gastos energéticos) son de, al menos, 4.500 €/año, con la eliminación de 100 puestos de trabajo hay un potencial de ahorro de más de 450.000 €/año.

ARCHIBUS HOTELING & COVID-19

La actual crisis sanitaria obliga a la organización a replantearse el modo de utilización de los puestos y espacios de trabajo compartidos.

Desde siempre, se ha considerado que los puestos de trabajo no-asignados facilitan la limpieza, pues conllevan aparejados protocolos “clean desk” que fomentan que los propios usuarios mantengan los espacios de trabajo despejados lo que, en definitiva, facilita su limpieza. Ahora bien, los puestos de trabajo compartidos son “áreas de alto contacto” y, por lo tanto,  más propenso a la transmisión de enfermedades.

La implantación de un servicio de Hoteling permite a los empleados la reserva de los puestos de trabajo anticipadamente y, por lo tanto, la preparación previa del puesto de trabajo asegurando su higienizado y dotado, por ejemplo, con una bolsa sellada con el teclado, ratón y un vade antimicrobiano para el escritorio. Igualmente, al término de la reserva, se puede establecer un protocolo para la recogida del material y proceder con la desinfección del puesto de trabajo mediante, por ejemplo,  el empleo de luz ultravioleta.

ARCHIBUS Hoteling posibilita que el workplace manager conozca exactamente quién vendrá a la oficina y cuando. Por lo tanto, podrá planificar en consecuencia asegurando a los empleados que retornan espacios de trabajo seguros.

Roberto Rojas Gallego

Managing Director

ARCHIBUS S. C. SPAIN, S.A.

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